Preguntas Frecuentes sobre Libro Mayor y Registros Contables

El libro diario registra todas las operaciones en orden cronológico tal como suceden, mientras que el libro mayor agrupa esos mismos asientos por cuentas contables. Dicho de otra forma: el diario te muestra el “qué pasó” día a día, y el mayor te muestra “dónde fue a parar el dinero”. En España, ambos son obligatorios según el Código de Comercio.

Lo ideal es registrar las transacciones el mismo día en que ocurren. Aunque legalmente tienes hasta el final del mes para hacerlo, esperar tanto complica las cosas: se te olvidan detalles, aumentan los errores y pierdes el control real de tu flujo de caja.

Excel funciona si tu empresa es muy pequeña y tienes pocos asientos mensuales. Pero a partir de 50-100 operaciones al mes, un programa contable se vuelve imprescindible: automatiza cálculos, genera reportes en segundos, reduce errores de cálculo y te mantiene en cumplimiento normativo. Además, la Administración requiere que algunos datos se entreguen en formato digital específico.

Un asiento contable es el registro de una operación que afecta a dos o más cuentas. Se estructura en: fecha, descripción de la operación, cuentas deudoras (lo que entra), cuentas acreedoras (lo que sale), y el importe. El principio fundamental es que el debe siempre iguala al haber: por cada euro que entra en una cuenta, un euro sale de otra. Es como el equilibrio de una balanza.

Nunca borres un asiento contable, ni siquiera en un programa. En su lugar, haz un asiento de corrección que revierta el error y luego registra la operación correctamente. Esto deja constancia de todos los cambios y cumple con la trazabilidad que exige la ley. Tu programa contable te mostrará ambos asientos en el histórico.

Hazlo al final de cada mes para verificar que tu libro mayor está equilibrado. Es tu primera línea de defensa contra errores: suma todos los débitos de tus cuentas y compáralo con la suma de créditos; deben ser idénticos. Si no coinciden, sabes que hay un asiento registrado incorrectamente. Muchas empresas lo hacen solo antes de cerrar el año, pero eso es demasiado tarde.